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近年來,各企業(yè)檔案數(shù)量呈爆發(fā)性增長(zhǎng),越來越多的檔案量導(dǎo)致企業(yè)不得不花更多的時(shí)間整理,花費(fèi)較高的費(fèi)用租賃檔案室和聘請(qǐng)專業(yè)人員管理,相比之下,企業(yè)檔案外包可以有效解決傳統(tǒng)的檔案管理人力需求大、投資成本高、儲(chǔ)存空間不足等多方面問題,促進(jìn)檔案管理工作更加簡(jiǎn)單、便利、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)。但是我國(guó)檔案外包行業(yè)剛興起不久,檔案外包公司發(fā)展情況良莠不齊,所以為了達(dá)到較好的檔案外包管理效果,企業(yè)在選擇檔案整理服務(wù)外包公司時(shí)也應(yīng)考慮以下幾個(gè)問題:
檔案整理服務(wù)外包公司
一、資質(zhì)與規(guī)模
企業(yè)在選擇與自己合作的外包公司時(shí)需要一定的標(biāo)準(zhǔn),建立必要的門檻,從而保證檔案安全。
首先要考察公司的資質(zhì),很多企業(yè)在選擇檔案外包公司時(shí),只審核基本資料,比如工商登記證書、稅務(wù)登記證,稍微重視檔案管理的企業(yè)會(huì)查看當(dāng)?shù)貦n案管理局的備案登記證,然而這些是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,還要重點(diǎn)考察承包單位的內(nèi)部管理機(jī)制,是否能夠全面保證檔案的實(shí)體安全和信息安全。
另外,員工人數(shù)、經(jīng)營(yíng)范圍、庫房規(guī)模也是必要的考察點(diǎn),承包業(yè)務(wù)在經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi),庫房達(dá)到國(guó)家檔案館建筑設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和“十防”要求的外包公司。
二、管理與技術(shù)
要考察檔案外包公司的管理水平,除了看公司是否有完善的管理制度和有無對(duì)管理人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)外,還可以在庫房參觀時(shí)從現(xiàn)場(chǎng)了解員工紀(jì)律是否嚴(yán)肅、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來判斷,如果庫房管理狀況良好,管理制度得到了有效落實(shí),這樣的外包公司相對(duì)更讓人放心。
隨著科技的發(fā)展與應(yīng)用,專業(yè)的檔案管理公司擁有自主研發(fā)的核心技術(shù),從檔案的整理、裝箱、交接、消毒、上下架、調(diào)閱到日常的管理維護(hù),每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求。因此,企業(yè)在選擇外包公司時(shí),檔案管理部門可要求外包公司提供相應(yīng)的技術(shù)文件,重點(diǎn)考察公司對(duì)各環(huán)節(jié)的具體實(shí)施方法。
值得一提的是目前國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上先進(jìn)的檔案管理公司還利用科技技術(shù)打造了無人庫房,庫房?jī)?nèi)采用全自動(dòng)立體貨架箱式存儲(chǔ),不僅檔案存儲(chǔ)空間環(huán)境和安全性大幅度提升,庫房?jī)?nèi)還采用檔案管理機(jī)器人系統(tǒng),檔案箱在立體貨架上的出庫、入庫均通過機(jī)器人進(jìn)行處理,避免人為因素造成檔案破壞。
三、溝通與權(quán)責(zé)
很多企業(yè)與檔案外包中介機(jī)構(gòu)簽訂合同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)中可能涉及的服務(wù)價(jià)格沒有一一明確,從而導(dǎo)致成本失控。對(duì)外包服務(wù)過程中各項(xiàng)行為規(guī)范,雙方所負(fù)的義務(wù)和責(zé)任,數(shù)據(jù)資料內(nèi)容的保密和檔案實(shí)體的保護(hù)要求也沒有做出清晰規(guī)定。此外,合同中經(jīng)常會(huì)遺漏如遭遇外界環(huán)境的災(zāi)害時(shí)應(yīng)急措施與責(zé)任認(rèn)定等相關(guān)條款,對(duì)于檔案外包期間發(fā)生的諸如丟失,損毀等賠償條款一些檔案外包中介機(jī)構(gòu)只向客戶提供口頭上的承諾,存有“檔案一定不會(huì)丟失損毀”的僥幸心理,而當(dāng)真的發(fā)生此類事件時(shí),中介機(jī)構(gòu)根本無力賠償,這些弊端直接導(dǎo)致企業(yè)陷入糾紛和訴訟。因此在選擇檔案管理公司時(shí),要事無巨細(xì),明確雙方權(quán)責(zé)。
四、案例與反饋
在選擇外包公司時(shí),建議檔案管理部門要了解一下外包公司有多少成功案例,以此來判斷外包公司是否真正有能力承攬這項(xiàng)業(yè)務(wù)??紤]到不同行業(yè)檔案特點(diǎn)不同,因此條件允許的話,最好選擇有本行業(yè)相關(guān)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)的公司來外包,如果有不同行業(yè)的排頭兵企業(yè)是最好的。
眾所周知,外包公司為了獲取訂單,通常都會(huì)在宣傳方面絞盡腦汁塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現(xiàn)象看本質(zhì),深入了解外包公司的真實(shí)狀況,還得傾聽用戶方的真實(shí)感受。因此,選擇外包前,最好能聯(lián)系一、兩家接受過該公司加工服務(wù)的企業(yè),聽聽他們的反饋的信息,比如,外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、經(jīng)費(fèi)結(jié)算是否合理、售后服務(wù)是否到位等等。檔案部門根據(jù)用戶反饋的意見,結(jié)合其它考察內(nèi)容,綜合評(píng)價(jià)外包公司的服務(wù)質(zhì)量,最終決定是否委托外包。
綜上所述,企業(yè)在選擇檔案外包公司時(shí),要建立一定的標(biāo)準(zhǔn)和必要的門檻,檔案管理外包不僅有利于企業(yè)自身的發(fā)展,也有利于檔案外包公司規(guī)范化發(fā)展。相信隨著相關(guān)法律法規(guī)的完善和行業(yè)發(fā)展的日趨成熟,檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)將在企業(yè)的檔案管理中發(fā)揮越來越大的作用。
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