鎮(zhèn)江檔案整理服務(wù)公司：檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。

　　鎮(zhèn)江檔案整理服務(wù)公司按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　02分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三級(jí)分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的立檔單位，可采用兩級(jí)分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問(wèn)題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問(wèn)題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、公務(wù)禮品等問(wèn)題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問(wèn)題，采用兩級(jí)分類。常見的分類方法包括：年度—問(wèn)題—保管期限、年度—保管期限—問(wèn)題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過(guò)程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過(guò)程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　04編號(hào)

　　宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限—件號(hào)。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—目錄號(hào)（類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)）—案卷號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號(hào)順序，逐卷，逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。

　　在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來(lái)麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問(wèn)題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

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　　歸檔范圍

　　在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

　　1、歸檔要求

　?。ㄒ唬?yīng)歸檔的會(huì)計(jì)材料應(yīng)齊全完整，按報(bào)表、帳簿、憑證和其他類的形式和特點(diǎn)分別歸檔、排列。

　?。ǘ?huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)人員按歸檔文件整理方法整理立卷、裝訂成冊(cè)后移交局綜合檔案室。

　?。ㄈ?shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，需永久保存的年度財(cái)務(wù)報(bào)表、報(bào)告等，在打印紙質(zhì)歸檔的同時(shí)，需將其相應(yīng)電子數(shù)據(jù)上傳到文件與檔案管理服務(wù)平臺(tái)中歸檔保存。

　　2、歸檔時(shí)間

　　會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，由會(huì)計(jì)人員保管二年，期滿后移交局綜合檔案室統(tǒng)一保管，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

　　已移交檔案部門保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　3、歸檔文件整理

　　2014年起，會(huì)計(jì)檔案采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁(yè)碼、編檔號(hào)，不同年度的要分開整理?！凹笔菤w檔文件的整理單位，一般以每份文件為1件。一份會(huì)計(jì)報(bào)表為1件、一本（份）賬簿為1件、一冊(cè)（本）憑證為1件?！凹鳖}名應(yīng)準(zhǔn)確概括該件會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、文件名稱。

　?。ㄒ唬﹦澐诸悇e及保管期限

　　1、對(duì)同一年度的會(huì)計(jì)檔案歸檔文件按報(bào)表、賬簿、憑證和其他四個(gè)屬類分開。

　　2、按《會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍和保管期限表》對(duì)各屬類的歸檔文件劃分保管期限。

　?。ǘ┡判?/p>

　　在同屬類同年度下面按照時(shí)間順序或重要程度排序。同屬類同年度歸檔文件如有不同保管期限的，先排保管期限長(zhǎng)的，后排保管期限短的；相同保管期限的按時(shí)間順序排列。

　?。ㄈ┭b訂

　　每“件”單獨(dú)裝訂，大張的文件要折疊，殘破的文件要修補(bǔ)裱糊，定為永久保管期限的文件去除易生銹的金屬物后，薄的采用不銹鋼釘裝訂，厚的采用三孔一線方法裝訂。賬簿、憑證，會(huì)計(jì)部門已經(jīng)裝訂好的，保持不變。

　　（四）編頁(yè)碼

　　沒(méi)有編頁(yè)碼的文件，以“件”為單位對(duì)有效頁(yè)面編連續(xù)頁(yè)碼，正面編于右上角，背面編于左上角，本身有正確頁(yè)碼或單頁(yè)的文件不需再編頁(yè)碼；1份文件各部分已有獨(dú)立正確的頁(yè)碼時(shí)，不用再編頁(yè)碼，合并計(jì)算其總頁(yè)數(shù)即可。憑證類不需要編頁(yè)碼。編頁(yè)號(hào)時(shí)采用打碼機(jī)。

　?。ㄎ澹┲浬蟼?/p>

　　在市文檔平臺(tái)“文件著錄”會(huì)計(jì)檔案分類中著錄每份歸檔文件的相關(guān)信息并上傳相應(yīng)電子文件，無(wú)相應(yīng)電子文件的歸檔文件（保管期限為永久、30年,會(huì)計(jì)憑證除外）需掃描上傳。檢查無(wú)誤后點(diǎn)擊“歸檔”生成檔號(hào)等信息，完成“預(yù)歸檔”操作。

　?。┐蛴n號(hào)標(biāo)簽

　　在市文檔平臺(tái)“預(yù)歸檔庫(kù)”中打印出檔號(hào)標(biāo)簽，裁剪后粘貼于歸檔文件左上角空白處；

　　或直接打印歸檔章。

　?。ㄆ撸┭b盒

　　將裝訂整理好的歸檔文件按檔號(hào)順序放入檔案盒中。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內(nèi)。同年度同類歸檔文件裝盒完畢檢查無(wú)誤后，在市文檔平臺(tái)“預(yù)歸檔庫(kù)”中按盒打印一份“歸檔文件目錄”分別裝入相應(yīng)檔案盒內(nèi)，然后在文檔平臺(tái)“編目管理”中打印檔案盒背脊標(biāo)簽整齊粘貼于盒的背脊處。

　?。ò耍┚幹颇夸?/p>

　　在市文檔平臺(tái)“預(yù)歸檔庫(kù)”中按年度打印“歸檔文件目錄”一式兩份，并在市文檔平臺(tái)“編目管理”中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標(biāo)簽和背脊標(biāo)簽各一式一份，用于編制《檔案目錄》。

　　《檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，兩份用牛皮紙等軟皮裝訂。同一年度的會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿、憑證和其他類的檔案目錄可以裝訂在一起，各類之間用一張彩色紙隔開。

　?。ň牛┓庋b入庫(kù)

　　在“預(yù)歸檔庫(kù)”中選中需要封裝入庫(kù)的檔案，對(duì)檔案信息檢查無(wú)誤后，點(diǎn)擊“封裝入庫(kù)”，檔案封裝入庫(kù)成功后，檔案進(jìn)入“檔案中心”歸檔數(shù)據(jù)管理相對(duì)應(yīng)的分類下。進(jìn)入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。