我國提倡檔案數字化，其實，這些都是有原因的。我們以前檔案管理的方式，大多都是以手動的方式進行管理的。有著許多不方便的地方，不論是效率，還是對檔案的保存上，更是對檔案的利用上，都有著許多不便之處。南昌檔案數字化公司便開展了數字化業(yè)務，結合著檔案管理系統(tǒng)使檔案發(fā)揮其價值。

　　近幾年，國家與各事業(yè)單位都開始進行了一項工作，那就是“檔案數字化”這是未來發(fā)展的趨勢，也是時代的走向。但還是有許多的檔案人員還不知道檔案數字化這項活動。

　　什么是檔案數字化

　　檔案數字化是將紙質檔案經掃描、修圖、編目、最終合成為圖像（PDF）格式文件保存在電腦、移動硬盤中的一種方法。使用檔案數字化后紙質檔案無需再翻動，有利于原始檔案的保存。檔案數字化實現檔案一鍵查找、打印，既方便又快捷。檔案數字化已成為現代化辦公及檔案管理的發(fā)展趨勢。

　　檔案數字化的必要性

　　現在我們的生活已經進入了信息時代，生活中的各個方面也在發(fā)生了很大的變化，而檔案數字化就是信息時代檔案工作的主題。也是對檔案管理過程的一種巨大的轉變。

　　那么，檔案進行數字化后，都變成了計算機里的語言了，那么我們應該怎樣去管理呢？有沒有什么好的方式進行管理呢？

　　為了使檔案的價值得以充分的發(fā)揮，為了檔案管理的效率得到提升，研發(fā)人員夜以繼日的開發(fā)了一套軟件。

　　也就是“檔案管理系統(tǒng)”可以將數字化過后的檔案進行集中式的管理，省去了原本手動管理的過程，極大提高了數字化的效率，是為檔案數字化量身定制的工具，能一鍵式解決檔案存管難題。下面我們來看下檔案管理系統(tǒng)大概有哪些功能作用；

　　標準化檔案的統(tǒng)一管理

　　數字檔案管理系統(tǒng)為檔案的輸入，方便而有效；

　　高效、智能化的檔案歸集

　　數字檔案管理軟件可以根據不同類別的不同檔案類別，根據客戶需求，進行自動的資料比對，并可實現檔案編號的自動產生。

　　快速便捷的文件查詢

　　該軟件可實現跨類別檢索、跨年度檢索和跨部門檢索，并提供了一個完整的檢索庫。

　　文件使用的安全性和可靠性

　　電子文件管理體系對涉及機密文件的查詢和使用權限進行了嚴格的規(guī)定，確保了數據的安全性；對文件的智能化、數據的利用、全程留跡可溯源、在線借閱與審批、優(yōu)化借閱利用管理流程。

　　動態(tài)靈活的基礎設置

　　數字檔案管理系統(tǒng)可自定義設置角色系統(tǒng)，并為不同用戶角色配置系統(tǒng)訪問權限。

　　隨著各項信息化建設的開展，南昌檔案數字化公司開展干部檔案數字化建設，將紙上檔案轉化為“指上檔案”，扎實推進干部檔案信息化工作，推動干部檔案的高效利用。干部檔案的數字化建設，不僅簡化干部檔案的查閱流程，提高檔案的利用效率，也有利于保護紙質檔案資源，防止檔案涂改造假。

　　干部檔案的數字化建設首先要基于一套統(tǒng)一的技術標準，統(tǒng)一的相關數據格式，用以實現檔案數據的交流互通；其次要具有較高的保密性和安全性，用以防止檔案相關內容的泄密問題；再次須有較便捷的查閱或瀏覽方式，用以更好、更有效率的服務各項工作需要。

　　檔案數字化項目驗收內容有哪些？

　　檔案數字化項目驗收的內容包括合同履約情況、檔案整理情況、檔案目錄數據、數字圖像、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。

　　1.合同履約情況

　　是否按照招標文件、合同的要求完成項目的工作任務，完成工作量的90%以上可以視為完成任務。

　　2.檔案整理情況

　　各門類檔案是否按照相應的整理規(guī)范進行整理，歸檔范圍明確，保管期限區(qū)分準確，裝訂、裝盒符合相關標準，檔號章、背脊填寫規(guī)范等。

　　3.檔案目錄數據

　　按照《檔案著錄規(guī)則》等標準進行著錄條目數據，包括數據庫中各條目的內容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。

　　4.數字圖像

　　按照《紙質檔案數字化規(guī)范》等標準進行數字化掃描，包括數字化參數、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質量等。

　　5.元數據

　　元數據的獲取，元數據元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　6.數據掛接

　　包括目錄數據與其對應的數字圖像的掛接的準確性等。

　　7.工作文件

　　各種工作文件、日志、記錄等，包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　1）檔案數字化過程中形成的各種數字化工作文件、記錄，工作流程單、前處理工作單、掃描工作單、圖像處理工作單、數據錄入工作單等；

　　2）各種工作人員名單、訪客名單、設備登記表、安全審查報告、保密承諾書、檔案交接單、項目驗收報告等。

　　8.存儲載體

　　數字化加工的各種存儲介質，移交的成果存儲介質，主要包括載體的可用性、有無病毒、按照規(guī)定標準進行存儲等。