社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案管理成為一項(xiàng)專業(yè)化極高的工作，從檔案產(chǎn)生開始、歸檔、分類、裝訂、管理，到檔案最終的歸檔成冊(cè)存檔，每個(gè)步驟環(huán)節(jié)都需要耗費(fèi)人力物力，想要做到符合標(biāo)準(zhǔn)并不是件輕松的事。為保證檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，各企業(yè)在創(chuàng)新檔案管理方式上，必不可少地需要引進(jìn)檔案整理軟件，用工具解放雙手，從而提升人效地有效管理。

　　1：檔案收集，一鍵批量導(dǎo)入

　　檔案收集是檔案管理的前置工作，在傳統(tǒng)的檔案管理模式當(dāng)中，不同部門之間文件的留檔、編目、裝訂全部靠手工完成，溝通成本高，也比較容易遺漏。引入檔案整理軟件后，檔案管理人員的工作主要是檔案資料歸類、掃描、錄入。

　　歸類可依據(jù)國(guó)家檔案管理規(guī)范和行業(yè)規(guī)范進(jìn)行，掃描借助儀器即可完成，都比較便捷。至于錄入，大家設(shè)想的可能是每一個(gè)文件都要依靠手工單個(gè)錄入，其實(shí)不然，使用檔案整理軟件后，你可以直接從excel或電腦磁盤當(dāng)中批量一鍵導(dǎo)入。

　　此外，對(duì)于散落在OA、ERP、釘釘、企業(yè)微信等第三方軟件的檔案資料，也不再需要檔案管理人員單獨(dú)留意收集，中博奧檔案管理系統(tǒng)可針對(duì)性接通第三方軟件應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)實(shí)時(shí)歸檔。

　　2：檔案審核，全面流程管控

　　過(guò)去，我們要借閱一個(gè)檔案，需要經(jīng)過(guò)層層的相關(guān)部門、人員審核。對(duì)于借閱人員而言、需要不停地穿梭于不同的部門，工作極為低效；而對(duì)于包括檔案管理人員在內(nèi)的審核人員來(lái)說(shuō)，深度工作的時(shí)間經(jīng)常被這些事務(wù)性工作打斷，也非常困惱。

　　公司檔案管理系統(tǒng)通過(guò)流程化組織管理模式，使以上問(wèn)題消弭于無(wú)形。檔案管理員或具備相關(guān)權(quán)限的人員，可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，在公司內(nèi)部指定一系列企業(yè)級(jí)流程，并對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)不同工作事項(xiàng)的流程角色，從而通過(guò)線上完成檔案管理、乃至事務(wù)協(xié)同工作。

　　現(xiàn)在，檔案管理工作已經(jīng)突破了地域和時(shí)間的局限，無(wú)論你是出差，還是駐外，都可以非常輕松便捷地通過(guò)瀏覽器、手機(jī)客戶端登錄檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案發(fā)起流程申請(qǐng)，進(jìn)行線上瀏覽、下載乃至批注管理。匹配“收納盒”功能，上百個(gè)文件也能一鍵審批，檔案管理的效率更是上了一個(gè)新臺(tái)階。

　　3：檔案管理，準(zhǔn)確及時(shí)且主動(dòng)

　　一套高效智能的檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理上能夠帶來(lái)的人效提升，能說(shuō)的實(shí)在太多，如果要用一句話總結(jié)，那便是：準(zhǔn)確、及時(shí)且主動(dòng)。

　　通過(guò)公司檔案管理系統(tǒng)，檔案使用者可隨時(shí)隨地對(duì)所需檔案進(jìn)行主動(dòng)式搜索，搜索范圍涵蓋公司內(nèi)部全部檔案，對(duì)于沒(méi)有使用權(quán)限的文件，可隨時(shí)發(fā)起借閱、下載等申請(qǐng)，如果該使用者在系統(tǒng)規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，則不需要通過(guò)任何審批，即可對(duì)檔案進(jìn)行使用和管理。

　　同時(shí)，檔案整理軟件還提供檔案統(tǒng)計(jì)功能，檔案管理員可隨時(shí)隨地對(duì)檔案的利用情況、利用明細(xì)、利用排名、歸檔檔案的內(nèi)容、類目等數(shù)據(jù)信息，讓管理人員對(duì)檔案的管理情況做到真正的全局管控。

　　此外，電子歸檔章、防擴(kuò)散水印處理、證件到期提醒等功能的應(yīng)用，更是把線下需要靠人力、或需要借助第三方軟件處理的工作，全面整合到了單一的工具上，使檔案管理人員大腦帶寬得到釋放，有更多的精力去處理更為重要的事情。

　　整理檔案用什么軟件

　　中博奧整理檔案信息管理系統(tǒng)，是一款十分出色的檔案管理軟件，界面友好，功能豐富，擁有文件管理，檔案管理，資料管理，檢索，利用，保管，鑒定等功能，使用起來(lái)簡(jiǎn)單便捷。

　　系統(tǒng)介紹

　　檔案信息管理系統(tǒng)是由山西云智公司研發(fā)的檔案信息管理系統(tǒng)，主要以“檔案一體，綜合管理”為主要特點(diǎn)，涵蓋了檔案管理、檔案管理和數(shù)據(jù)管理等方面，涵蓋了檔案管理、檔案管理和數(shù)據(jù)管理等功能，除此之外還具備了業(yè)務(wù)處理流程中的采集與整理。

　　特色介紹

　　為了適應(yīng)大型企業(yè)的管理要求，該平臺(tái)堅(jiān)持“文檔一體，綜合管理”的理念，在應(yīng)用上，充分考慮到用戶的操作習(xí)慣，界面美觀、功能鍵統(tǒng)一，每個(gè)模塊業(yè)務(wù)流程一目了然。而且，每一步都是以向?qū)У男问街笇?dǎo)你，就可以熟練地完成你的系統(tǒng)的運(yùn)行，讓你無(wú)師自通。

　　功能介紹

　　在靈活性和伸縮性方面，你不但能對(duì)作業(yè)接口進(jìn)行個(gè)人化的設(shè)計(jì)，還能對(duì)實(shí)體的類別和排檔編號(hào)進(jìn)行動(dòng)態(tài)的調(diào)節(jié)，而且還能靈活地進(jìn)行類型類型的定制和報(bào)告的生成。在資料的處理方面，為了保證系統(tǒng)的運(yùn)行數(shù)據(jù)的安全性，它不但可以方便地進(jìn)行備份和還原，而且可以利用輸入輸出的方式，使各種計(jì)算機(jī)與使用者的資料可以自由輸入、輸出、互換，從而達(dá)到信息的分享。