會計檔案整理服務(wù)公司對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構(gòu)和會計人員必須認真對待，努力做好。會計檔案是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料.是一項重要的經(jīng)濟檔案.必須妥善管理，為此，各個單位應(yīng)根據(jù)國家的:《會計檔案管理辦法》……制定本單位具體的會計檔案管理制度。

　　檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營等管理活動中形成的具有保存價值并辦理完畢的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料。

　　會計檔案整理服務(wù)公司檔案管理工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理的重要組成部分，是強化內(nèi)部控制、防范經(jīng)營風(fēng)險的重要基礎(chǔ)性工作。是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益，見證企業(yè)發(fā)展歷史真實面貌的一項重要工作。

　　一、名詞解釋（DA/T1檔案基本術(shù)語）

　　檔案管理：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。

　　整理：按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

　　歸檔：辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。

　　二、企業(yè)檔案種類：

　　文書檔案、建設(shè)項目檔案、會計檔案、聲像檔案（照片、錄音、錄像）、人事檔案、電子檔案、實物檔案等。

　　（一）文書類:反映黨務(wù)、行政、經(jīng)營管理等活動的檔案。包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、工程技術(shù)管理、人力資源管理、財務(wù)審計等方面的文件材料。

　　依據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》國家檔案局10號令及《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22進行收集整理。

　　（二）建設(shè)項目類：包含項目準備階段、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖及竣工驗收等方面的檔案。

　　依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》GB/T50328、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》DA/T28進行收集整理歸檔。

　?。ㄈ嫏n案類：包含會計憑證、會計帳簿、財務(wù)會計報表及其他會計檔案。依據(jù)《會計檔案管理辦法》國家檔案局79號令及《會計檔案案卷格式》DA/T39進行收集整理歸檔。

　?。ㄋ模┞曄駲n案類：包括照片、錄像、錄音、宣傳片及相應(yīng)的說明文字檔案。依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》DA/T78進行收集整理歸檔。

　?。ㄎ澹┤耸聶n案類：包含干部、員工人事檔案。依據(jù)中組部《人事檔案管理條例》進行收集整理歸檔。

　?。╇娮訖n案類：光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等檔案。

　　依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T18894、《電子公文歸檔管理辦法》國家檔案局14號令進行收集整理歸檔。

　　（七）實物檔案類：包含獎杯、獎牌、證書、聘書、獎品、獎?wù)录坝≌聶n案。依據(jù)《印章檔案整理規(guī)則》DA/T40進行收集整理歸檔。

　　國家檔案局發(fā)布了《電子會計檔案管理規(guī)范》，規(guī)定了電子會計資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等工作的要求。這標志著電子會計檔案納入會計檔案范圍，電子會計憑證從紙質(zhì)走向電子化的趨勢已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)。

　　電子會計檔案2022管理規(guī)范

　　這也對我們的會計工作提出了新的要求，下面就來看看電子會計檔案要求歸檔哪些資料，年限又是多久，企業(yè)如何才能構(gòu)建一個符合要求的電子會計檔案管理系統(tǒng)呢？

　　一、電子會計檔案的定義

　　電子會計檔案管理由會計人員、檔案人員分工負責(zé)，涉及會計核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子會計檔案管理信息系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，管理過程包括電子會計資料的形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案的保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等。

　　電子會計檔案主要流程

　　二、電子會計檔案需要歸檔的具體內(nèi)容

　　企業(yè)電子會計檔案系統(tǒng)主要是對電子發(fā)票、會計賬簿、會計憑證、會計報表、電子銀行回單、電子銀行對賬單以及紙質(zhì)票據(jù)影像的管理。其中，企業(yè)需要將紙質(zhì)票據(jù)在紙質(zhì)檔案庫中進行歸檔，并通過拍照或者掃描上傳的方式同步到紙質(zhì)票據(jù)的管理并關(guān)聯(lián)對應(yīng)的記賬憑證，類似于存放在憑證附件中進行管理，這也是最基本需要做的會計電子檔案管理。

　　例如業(yè)界新興的財務(wù)軟件適合廣大中小微企業(yè)使用，提供憑證附件一鍵上傳和管理功能，而且軟件性價比很高，對于預(yù)算不多的小微企業(yè)是一個不錯的選擇。

　　畢竟，在企業(yè)外部會計憑證中，發(fā)票的存在范圍最廣，國家出臺的政策中也指明了以增值稅專用發(fā)票電子化為發(fā)展趨勢。企業(yè)獲取的紙質(zhì)發(fā)票經(jīng)人工掃描或者拍照后進行上傳，發(fā)票就能一直保存在云端，確保以后備查時能夠及時提供。

　　電子會計歸檔資料

　　三、電子會計檔案保存期限

　　最新出臺的文件中規(guī)定了企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限，包括行政單位、事業(yè)單位和各類企業(yè)等，這里重點介紹下企業(yè)的電子會計檔案所需要保管的期限。

　　電子會計檔案保存期限

　　四、企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)的具體構(gòu)建

　　1、基礎(chǔ)文件存儲到會計檔案系統(tǒng)

　　企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)按照國家規(guī)定的文件類型，系統(tǒng)將PDF文件、Office文件、圖像格式文件等轉(zhuǎn)換為版式文件，推送至電子檔案系統(tǒng)中整理歸檔。在歸檔過程中，電子檔案與影像集成，原始憑證與記賬憑證關(guān)聯(lián)，確保系統(tǒng)及所涉及會計信息的真實性、完整性、可用性和安全性。

　　會計歸檔系統(tǒng)

　　2、業(yè)務(wù)單據(jù)存儲到會計檔案系統(tǒng)

　　企業(yè)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的申請單、報賬單、記賬憑證、原始憑證等文件，由電子會計檔案系統(tǒng)以內(nèi)置編碼規(guī)則的方式自動關(guān)聯(lián)形成一個源文件，包含納稅申報表、發(fā)票使用明細表在內(nèi)的多種財務(wù)報表數(shù)據(jù)會在系統(tǒng)影像庫中予以存儲。

　　3、根據(jù)業(yè)務(wù)情況來分類存儲

　　基于自身業(yè)務(wù)內(nèi)容以及業(yè)務(wù)情況，企業(yè)還需要對會計檔案進行不同的細分：

　　1）將記賬憑證作為財務(wù)核算中涉及到的主要歸檔文件；

　　2）財務(wù)核算與原始憑證作為會計憑證的的主要來源；

　　3）資金內(nèi)轉(zhuǎn)單、應(yīng)付單、電子銀行回單、電子發(fā)票、資金收付款單、應(yīng)收單、報賬單為主要的原始憑證類型，通過URL與記賬憑證建立關(guān)聯(lián)之前，需要將其以PDF格式歸檔至影像服務(wù)器；

　　4）固定資產(chǎn)卡片、銀行余額調(diào)節(jié)表、明細賬、總賬屬于會計賬簿類型，需要采取與原始憑證類文件同樣的處理方式；

　　5）月度、季度、年度會計報表同屬于財務(wù)會計報表類，也需要經(jīng)由影像服務(wù)器轉(zhuǎn)儲歸檔。另外，為實現(xiàn)檔案線上組卷的對應(yīng)關(guān)系，企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)中還可以引入條碼技術(shù)，將檔案憑證號、順序號、分類、存儲內(nèi)容等信息以規(guī)則的條空及對應(yīng)數(shù)字符號予以展現(xiàn)，利用光電掃描設(shè)備識讀這些條形碼符號所包含的會計信息，達到自動管理的目的。

　　4、更高層次管理：業(yè)財一體化會計檔案管理系統(tǒng)

　　業(yè)財一體化財務(wù)系統(tǒng)

　　1）構(gòu)建銷售訂單與企業(yè)收款數(shù)字化

　　傳統(tǒng)手工賬務(wù)處理模式下，企業(yè)需要現(xiàn)場領(lǐng)取發(fā)票，存在發(fā)票屬地管理方面的限制。當企業(yè)發(fā)生銷售業(yè)務(wù)需要開票時，財務(wù)人員可以直接根據(jù)來自于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的訂單或者合同信息等，開具銷項發(fā)票，并將相應(yīng)的數(shù)據(jù)先傳輸給客戶，完成發(fā)票申請、校驗、開具、傳送、收款等系列操作。

　　在整個訂單與收款數(shù)字化流程中，開票協(xié)同、銷項發(fā)票管理、收款稽核這些流程都相互匹配、無縫銜接，實現(xiàn)整個開票過程的互聯(lián)互通，業(yè)財一體化囊括了企業(yè)經(jīng)營過程中各個業(yè)務(wù)場景的財會數(shù)據(jù)。

　　2）構(gòu)建采購訂單與企業(yè)付款數(shù)字化

　　企業(yè)和供應(yīng)商之間的系統(tǒng)通過協(xié)同平臺打通，實現(xiàn)雙方之間自動化對賬與結(jié)算，節(jié)省了大量的人力和物力。同時，供應(yīng)商在收到企業(yè)預(yù)置發(fā)票后，按照其結(jié)構(gòu)化信息開具發(fā)票并在線提供給企業(yè)，驗收單、付款記錄、發(fā)票等憑證信息相對應(yīng)。

　　另外，電子發(fā)票服務(wù)平臺與進項發(fā)票管理系統(tǒng)連接，會計核算系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)以及銀企互聯(lián)系統(tǒng)相協(xié)同，彼此開展及時、便捷的查驗以確保實現(xiàn)三單智能匹配，報銷、審核、入賬、付款效率提高，企業(yè)內(nèi)控水平提升。