電子會(huì)計(jì)檔案是電子會(huì)計(jì)資料的歸屬，新《管理辦法》明確將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，黃石市檔案整理服務(wù)公司將大力推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開(kāi)發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。

　　黃石市檔案整理服務(wù)公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法有哪些變化？

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的飛速發(fā)展，我們迎來(lái)了云計(jì)算時(shí)代，會(huì)計(jì)信息化步伐不斷加快，電子會(huì)計(jì)資料正逐步取代紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，在會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理中發(fā)揮著日益重要的作用。

　　為了提升會(huì)計(jì)檔案管理工作水平，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，有關(guān)部門通過(guò)對(duì)現(xiàn)今檔案管理工作的技術(shù)手段、管理方法、管理流程等進(jìn)行更新迭代，不斷完善我國(guó)會(huì)計(jì)相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容。

　　對(duì)國(guó)家有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)或修訂,會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面都進(jìn)行了較為全面的調(diào)整，1984年財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，這對(duì)會(huì)計(jì)工作為其更高效完善工作的發(fā)展提供了有利支持，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)更快發(fā)展發(fā)揮了積極作用。

　　但隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷健全、經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的范圍內(nèi)容、承載形式、管理方式、應(yīng)用程度等均發(fā)生了較大的變化，現(xiàn)行《管理辦法》的有關(guān)條款已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新情況和新變化，突出表現(xiàn)在：

　　1.隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。

　　2.隨著經(jīng)營(yíng)管理對(duì)會(huì)計(jì)核算多維信息需求的增加，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問(wèn)題，會(huì)計(jì)檔案的保管形式需要進(jìn)行變革。

　　3.隨著我國(guó)會(huì)計(jì)法律法規(guī)的不斷完善，以及國(guó)家有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)或修訂，會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規(guī)定，相應(yīng)需要進(jìn)行調(diào)整。

　　此前，由于1998年版的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》與征求意見(jiàn)稿在內(nèi)容上有很大的不同，針對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》征求意見(jiàn)稿，2014年12月版（一下簡(jiǎn)稱：一稿）和2015年5月版（以下簡(jiǎn)稱：二稿）的兩個(gè)版本做對(duì)比，現(xiàn)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案移交的期限，規(guī)定在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。

　　一稿改為半年內(nèi)移交，二稿又恢復(fù)了原來(lái)的規(guī)定，可在一年內(nèi)移交檔案。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期二類。對(duì)于定期保管的期限規(guī)定不同?，F(xiàn)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》：定期保管期限分為三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。

　　現(xiàn)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》未涉及此內(nèi)容，一稿是駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理?，F(xiàn)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》沒(méi)有提到對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，一稿的規(guī)定則是“會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位檔案部門提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同簽定”。

　　會(huì)計(jì)檔案管理辦法更是有利于：

　　1、推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理，將大大推動(dòng)電子憑證的在線傳遞和線上應(yīng)用，為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了有力的政策支持；

　　2、有利于促進(jìn)形成綠色、低碳的發(fā)展方式。會(huì)計(jì)檔案管理辦法允許符合條件的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，同時(shí)要求建立會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度，完善銷毀流程，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案銷毀工作有序開(kāi)展。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會(huì)資源耗費(fèi)，推動(dòng)節(jié)能減排，有利于形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式；

　　3、有利于推進(jìn)國(guó)家治理能力現(xiàn)代化，國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，需要通過(guò)廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細(xì)化。

　　企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的歸檔與立卷管理

　　會(huì)計(jì)檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、利用率高等特點(diǎn)，不同于一般的檔案資料，會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)勢(shì)在于歸檔基礎(chǔ)較好。由于財(cái)會(huì)人員的職業(yè)敏感性，會(huì)計(jì)檔案的收集比其它類別檔案來(lái)說(shuō)更加及時(shí)、完整。伴隨著時(shí)代的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與種類也發(fā)生了明顯的變化，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了新要求。

　　立卷與歸檔是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，旨在將雜亂分散的資料整理后形成分門別類的檔案。因此，本文就會(huì)計(jì)檔案的立卷與歸檔工作進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，以供參考。

　　一、會(huì)計(jì)檔案定義與種類分析

　　會(huì)計(jì)檔案是指各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的財(cái)會(huì)部門，在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中所形成的，具有查考價(jià)值的專業(yè)文件材料。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的不同，可將其分為四類，包括會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿、其它材料。其中，會(huì)計(jì)憑證種類也很多，常見(jiàn)的有原始憑證、記賬憑證、匯總憑證以及其他會(huì)計(jì)憑證。財(cái)務(wù)報(bào)告根據(jù)時(shí)間來(lái)分，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告；其內(nèi)容除了會(huì)計(jì)報(bào)表、附表外，還包括附注、文字說(shuō)明。

　　會(huì)計(jì)賬簿是記錄與反映相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的薄籍。會(huì)計(jì)憑證只能反映某個(gè)具體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而賬簿能夠全面系統(tǒng)地反映出經(jīng)濟(jì)狀況，這正是二者的區(qū)別所在。會(huì)計(jì)賬簿類型主要包括總賬、日記賬、明細(xì)賬、固定資產(chǎn)賬、輔助賬簿等。其它類材料還包括銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。

　　二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔

　　歸檔是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各類紙質(zhì)文件資料。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案來(lái)說(shuō)，歸檔對(duì)象是各種會(huì)計(jì)資料，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他材料。

　　而上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)的普發(fā)性不辦文件（非指本單位），沒(méi)有定稿與重份的文件，尚未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)，不具備查考利用價(jià)值的臨時(shí)性、一般性文件均不在歸檔范圍內(nèi)。由財(cái)務(wù)部門經(jīng)辦的相關(guān)財(cái)會(huì)工作的方針、政策、制度、工作總結(jié)、報(bào)告、計(jì)劃以及來(lái)往的文書(shū)應(yīng)歸為文書(shū)檔案范疇，參照文書(shū)檔案管理規(guī)定來(lái)執(zhí)行。

　　對(duì)于當(dāng)年所形成的會(huì)計(jì)檔案，可等到會(huì)計(jì)年度終了后，交給會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫時(shí)保管，時(shí)期為一年。然后，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)需編制移交清冊(cè)，將其交給本單位檔案部門保管。一般來(lái)說(shuō)，在檔案移交的過(guò)程中盡量采用原卷冊(cè)的封裝。

　　若實(shí)在需要拆封重新整理的，必須由經(jīng)辦人會(huì)同本單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)工作人員共同處理。這樣做有助于分清責(zé)任，也能使檔案更規(guī)范。對(duì)無(wú)檔案部門的單位，可在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部安排專人保管。

　　注意禁止讓出納員兼管會(huì)計(jì)檔案工作。會(huì)計(jì)檔案的分類方法是否恰當(dāng)，在很大程度上影響到分類的質(zhì)量。一般通過(guò)名稱分類法、機(jī)構(gòu)分類法、年度分類法來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)檔案分類。在整理會(huì)計(jì)檔案的時(shí)候，很少使用一種分類方法，一般都是采用幾種分類法，即復(fù)式分類法。目前常用的分類法是“名稱——年度——內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)”。

　　三、會(huì)計(jì)檔案歸檔立卷要點(diǎn)分析

　　1.對(duì)會(huì)計(jì)憑證的立卷裝訂按照記賬類別與時(shí)間順序編號(hào)將記賬憑證排列好，然后裝訂保存。在裝訂前應(yīng)仔細(xì)審查核對(duì)記賬憑證，確保不遺漏、不缺號(hào)。裝訂操作時(shí)以左齊上齊為準(zhǔn)。當(dāng)右邊與底邊不齊時(shí)，可通過(guò)折疊的方法讓?xiě){證紙頁(yè)與憑證封面保持大小一致。利用打孔機(jī)在一冊(cè)檔案左上角打三個(gè)孔，連同封底封面三角裝訂，隨后粘貼包角。

　　立卷人需在包角貼口部位加蓋騎縫章。在案卷封面上還附上案卷的詳細(xì)信息，包括源自哪個(gè)單位、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、年度、月份。同時(shí)，還應(yīng)標(biāo)明記賬憑證的起始編號(hào)、張數(shù)、保管時(shí)限、檔號(hào)等。最后由立卷人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核后分別蓋章或簽名。

　　2.對(duì)會(huì)計(jì)賬簿的管理在年度終了，結(jié)轉(zhuǎn)下年建立新賬時(shí)，根據(jù)賬簿種類進(jìn)行整理，并結(jié)對(duì)賬戶，核實(shí)賬簿的扉頁(yè)、項(xiàng)目，檢查填寫(xiě)是否完整。最后，由記賬人員與會(huì)計(jì)主管人員簽字蓋章。待年終結(jié)賬后將其裝訂成冊(cè)。

　　在賬簿封面上必須標(biāo)注以總分類賬戶命名的賬簿名稱。對(duì)于幾個(gè)總分類賬戶合訂成一冊(cè)的，需標(biāo)明幾個(gè)子賬簿名稱。對(duì)于由一個(gè)總分類賬戶分訂為幾本的，不僅要標(biāo)明賬簿名稱，還要注明本賬簿共裝訂為幾本，這屬于第幾本。通常在年終對(duì)已經(jīng)注銷的卡片式賬頁(yè)進(jìn)行集中組卷處理。

　　3.對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表的歸檔與立卷一般根據(jù)月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)的方法對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行分類立卷，一冊(cè)為一卷。將審計(jì)報(bào)告、決算審核意見(jiàn)書(shū)等資料附在本期財(cái)務(wù)報(bào)告后面共同裝訂。財(cái)務(wù)報(bào)告封面必須注明下列信息：?jiǎn)挝幻Q、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名稱、報(bào)表名稱，年份、本卷張數(shù)、保管時(shí)限與檔號(hào)。然后，由立卷人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字蓋章。

　　4.對(duì)其他類型會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔這主要是對(duì)銀行對(duì)賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、會(huì)計(jì)檔案相關(guān)清冊(cè)、會(huì)計(jì)人員交接表等資料進(jìn)行收集、分類、審核、分別立卷。在案卷封面也必須注明相關(guān)信息，最后由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人與立卷人分別簽字蓋章。

　　總之，會(huì)計(jì)檔案工作涉及面廣、內(nèi)容繁雜。檔案立卷與歸檔是會(huì)計(jì)檔案管理中的重要內(nèi)容。不僅能夠反映單位真實(shí)的財(cái)會(huì)活動(dòng)歷史，還能促使會(huì)計(jì)檔案管理效率的提升。因此，會(huì)計(jì)檔案工作人員必須積極探索，尋找與本單位相適應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理思路，不斷提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平。