為確保會計檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，切實防范源頭風(fēng)險，淮安檔案整理服務(wù)公司按照“安全保管、存放有序、查閱方便、嚴(yán)防毀損和散失”的原則，就社保部門會計檔案管理工作展開集中梳理，確保會計資料“應(yīng)歸盡歸”。

　　淮安檔案整理服務(wù)公司舊賬歸檔前要做什么準(zhǔn)備工作

　　賬簿在更換新賬后除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理歸入會計檔案保管。歸檔前應(yīng)做好以下幾項工作：

　　（1）賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對賬戶是否相符，賬頁是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后，按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁順序裝訂。

　?。?）活頁賬簿裝訂要求。將賬頁填寫齊全，去除空白頁和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起；在裝訂賬頁的封面上填寫好賬簿的種類，編好卷號，由會計主管人員、裝訂人或經(jīng)辦人簽章。

　?。?）賬簿裝訂后的其他要求。會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象；會計賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋印章；封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號要一年一編，編號順序是總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細(xì)賬；舊賬裝訂完畢后，按規(guī)定要求進(jìn)行保管。

　　聊一聊會計檔案管理

　　一、會計檔案是什么？

　　會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)。會計檔案屬于單位的重要經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查企事業(yè)單位過去經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)，也是國家檔案的重要組成部分。會計檔案包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是聊一聊會計檔案管理各單位的重要檔案，它是對一個單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映，通過會計檔案，可以了解每項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈；可以檢查一個單位是否遵守財經(jīng)紀(jì)律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為；會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。

　　《會計法》規(guī)定，“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定?！币虼?，法律主要依據(jù)是《會計檔案管理辦法》，由國務(wù)院財政部門和國家檔案局會同制定。

　　二、會計檔案的歸檔

　?。ㄒ唬w檔范圍

　　1.會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等內(nèi)容。

　　2.會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

　　3.會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財務(wù)情況說明書等。

　　4.其他會計核算資料。其他會計核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。

　　5.電子會計檔案。單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。

　?。ǘw檔責(zé)任人

　　單位的會計機構(gòu)或會計人員所屬機構(gòu)按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

　?。ㄈw檔時間

　　1.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。

　　2.單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。

　　三、會計檔案的保管期限

　　會計檔案的保管期限分為永久、定期（一般分為10年和30年）兩類，會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　會計檔案的內(nèi)容和保管期限的具體規(guī)定如下圖所示：

　　四、會計檔案的移交和利用

　?。ㄒ唬┘堎|(zhì)會計檔案的移交

　　紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。

　?。ǘ╇娮訒嫏n案的移交

　　電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其原數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

　　單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

　　單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

　?。ㄈ嫏n案的利用

　　單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。

　　單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

　　會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

　　五、會計檔案的鑒定和銷毀

　　（一）會計檔案的鑒定

　　單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

　?。ǘ嫏n案的銷毀

　　1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)共同提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊。

　　2.機關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和非國有企業(yè)會計檔案要銷毀時，報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；國有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管單位批準(zhǔn)后銷毀。

　　3.會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。

　　4.銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案部門和財會部門共同派人員監(jiān)銷；各級主管部門銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級財政部門、審計部門派人員參加監(jiān)銷；財務(wù)部門銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級審計部門派人員監(jiān)銷；會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查

　　（三）不得銷毀的會計檔案

　　保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。

　　單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　淮安檔案整理服務(wù)公司會計檔案整理工作主要堅持以下幾點：

　　強化思想認(rèn)識。組織財務(wù)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《會計檔案管理辦法》實施細(xì)則，建立健全《會計檔案歸檔程序》《會計檔案管理規(guī)范》《會計檔案查閱制度》等相關(guān)制度，從法律的高度增強人員管理意識，切實保證檔案管理制度化。

　　強化責(zé)任分工。要求會計人員明確崗位職責(zé)，根據(jù)各自分工做好會計憑證整理工作，按分管的社保險種嚴(yán)格依規(guī)依矩對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等會計資料收集裝訂，按順序整理歸檔，做到組卷科學(xué)、材料齊全、編號規(guī)范、切實提高社保會計檔案的使用效率。

　　強化軟硬設(shè)施。全面提高檔案保管機構(gòu)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，檔案室管理必須保持整潔衛(wèi)生，做好防火、防潮、防盜“三防”和無火患、無蟲蛀、無霉?fàn)€、無鼠咬、無失竊“五無”等防護(hù)設(shè)施；必須設(shè)立會計檔案管理登記簿，嚴(yán)把借閱關(guān)，確保各類會計檔案的完整性，切實實現(xiàn)會計檔案集中規(guī)范管理。

　　強化監(jiān)管力度。持續(xù)細(xì)化會計檔案的分類、編頁、裝訂、移交等操作規(guī)程，不斷加大檢查監(jiān)督手段，定期對會計檔案工作及檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時整改；要求參與整理的工作人員嚴(yán)格遵守保密制度，切實推動會計檔案管理工作走上法制化管理軌道。