檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案：智慧檔案室一體化管理建設(shè)就是將智能密集架系統(tǒng)，中博奧檔案室環(huán)境管理系統(tǒng)，智能檔案管理系統(tǒng)融合在一起，配備恒濕凈化消毒一體機組成新的智慧檔案室一體化管理系統(tǒng)。

　　智慧檔案管理系統(tǒng)平臺建設(shè)方案

　　一、概述

　　二、目標(biāo)意義

　　2.1建設(shè)目標(biāo)

　　2.2建設(shè)意義

　　三、建設(shè)內(nèi)容

　　四、數(shù)據(jù)庫建設(shè)

　　4.1目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

　　4.2元數(shù)據(jù)庫建設(shè)

　　4.3檔案全文數(shù)據(jù)庫

　　4.4多媒體檔案數(shù)據(jù)庫

　　五、軟件系統(tǒng)

　　5.1檔案采集子系統(tǒng)

　　5.2檔案利用子系統(tǒng)

　　5.3檔案管理子系統(tǒng)

　　一、概述

　　檔案管理系統(tǒng)是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。建設(shè)數(shù)字檔案館，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

　　為了提高檔案資料管理水平和使用效率，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，更好地開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作，依據(jù)國家《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，結(jié)合本市檔案工作的實際情況，制定本方案。

　　二、目標(biāo)意義

　　2.1建設(shè)目標(biāo)

　　基本建成一個完整、專業(yè)、易擴展的綜合檔案數(shù)字化加工生產(chǎn)線和檔案信息管理及發(fā)布平臺。

　　2.2建設(shè)意義

　　通過檔案管理系統(tǒng)項目建設(shè)，能有效解決目前存在的問題，提高規(guī)劃檔案資源的采集、管理以及利用的效率。通過與相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互，提供檔案信息資源的有效利用和共享服務(wù)，使各機構(gòu)之間能夠?qū)崿F(xiàn)多種層次的信息管理、數(shù)據(jù)共享和關(guān)聯(lián)。

　　項目的建設(shè)可以進(jìn)一步提高規(guī)劃檔案資料管理水平和使用效率，切實提升檔案管理工作服務(wù)保障能力和水平，對促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和推動檔案信息資源的社會共享具有重要的意義。

　　三、建設(shè)內(nèi)容

　　基本建成檔案管理系統(tǒng)，建立與現(xiàn)有其它相關(guān)系統(tǒng)的銜接，完成建設(shè)目標(biāo)。系統(tǒng)主要由檔案采集子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)和檔案利用子系統(tǒng)三大部分組成。主要建設(shè)內(nèi)容有：

　　1、檔案采集子系統(tǒng)：具備接收電子文件及其元數(shù)據(jù)、對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化和采集重要數(shù)字信息資源等功能，實現(xiàn)批量數(shù)據(jù)數(shù)字化及補充數(shù)據(jù)著錄、掃描、掛接和電子影像的無損壓縮存儲。

　　2、檔案利用子系統(tǒng)：根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件,通過現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)建立檔案利用窗口。實現(xiàn)檔案查詢、檔案借閱、資源發(fā)布、信息共享等功能。具體包括實現(xiàn)檔案的智能檢索借閱，提高數(shù)據(jù)瀏覽的方便性和數(shù)據(jù)質(zhì)量；建立數(shù)字檔案館網(wǎng)站，實現(xiàn)相關(guān)檔案信息的網(wǎng)上展覽及信息發(fā)布、利用反饋登記等。

　　3、檔案管理子系統(tǒng)：對所接收的各類數(shù)字規(guī)劃檔案信息進(jìn)行整理、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計等操作,使無序信息有序化,并實施有效控制，實現(xiàn)對數(shù)字檔案長久的安全保存。具體包括實現(xiàn)檔案利用情況統(tǒng)計、系統(tǒng)權(quán)限配置、系統(tǒng)日志管理等相關(guān)管理功能；實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能等等。

　　四、數(shù)據(jù)庫建設(shè)

　　運用計算機及其相關(guān)技術(shù)設(shè)備管理數(shù)字檔案信息，當(dāng)前一般采取數(shù)據(jù)庫技術(shù)方法進(jìn)行。檔案資源庫一般包括目錄數(shù)據(jù)庫或元數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)集（檔案全文數(shù)據(jù)庫）、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫、電子文件數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及通過對各類資源的整理加工，建立專題數(shù)據(jù)庫等。

　　4.1目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

　　目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，它是將反映數(shù)字檔案特征的規(guī)范數(shù)據(jù)，依照一定的字段要求存入計算機中，通過系統(tǒng)的排序等處理，形成由計算機檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。目錄數(shù)據(jù)庫建立的方式主要有兩種基本途徑。

　　一是通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化采集的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，一般是通過人工錄入建庫方式建立;二是通過接收電子文件方式形成的數(shù)字檔案，一般通過檔案管理系統(tǒng)自動采集生成或從數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)庫中提取而形成，經(jīng)過數(shù)據(jù)整理規(guī)范審核與補充完善后建立。

　　4.2元數(shù)據(jù)庫建設(shè)

　　保存數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案可靠和可用的一項重措施。元數(shù)據(jù)庫建設(shè)接照數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)采集規(guī)范要求建立。元數(shù)據(jù)采集方式主要是通過對電子文件或數(shù)字檔案的背景、結(jié)構(gòu)和管理過程信息進(jìn)行自動生成和適當(dāng)人工添加而形成。

　　4.3檔案全文數(shù)據(jù)庫

　　內(nèi)容數(shù)據(jù)集（檔案全文數(shù)據(jù)庫）是數(shù)字檔案資源建設(shè)的主體，它是通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫等技術(shù)方法將檔案全文按照一定的分類、排序方式排列形成的集合。內(nèi)容數(shù)據(jù)一般通過與目錄數(shù)據(jù)掛接方式實施有效管理，隨著信息技術(shù)，特別是檢索技術(shù)的發(fā)展，將來也會采用其他技術(shù)方法對內(nèi)容數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理。對于由電子文件歸檔形成的電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)還應(yīng)與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系，防止非法修改，采取技術(shù)措施，確保其可靠和可用。

　　4.4多媒體檔案數(shù)據(jù)庫

　　多媒體檔案數(shù)據(jù)庫用來保存視屏、錄音、數(shù)碼照片等文件，

　　通過外部平臺上提供的專業(yè)點播系統(tǒng)來調(diào)閱此類文件。

　　數(shù)字檔案資源庫建設(shè)應(yīng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范:

　　(1)GB/T20163-2006中國檔案機讀目錄格式;

　　(2)DA/T134994檔號編制規(guī)則。

　　五、軟件系統(tǒng)

　　5.1檔案采集子系統(tǒng)

　　檔案采集管理子系統(tǒng)主要完成各種類型（包括：黨群工作類、行政管理類、規(guī)劃業(yè)務(wù)管理類、會計類、規(guī)劃審批類、規(guī)劃監(jiān)察類、測繪類、特種載體類、設(shè)備類、基建類、科研項目、規(guī)劃設(shè)計成果類等共12種）檔案的著錄、掃描錄入數(shù)字化，并對此建立、匹配相應(yīng)的索引信息，包括：檔案著錄、檔案掃描、檔案檢查和檔案歸檔4個主功能。其中檔案著錄包括：案卷著錄、件著錄和文件著錄。檔案采集子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖如圖所示。

　　1檔案著錄

　　案卷著錄案卷著錄是指把電子檔案文件對應(yīng)的檔案資料信息

　　按照檔案類別分門別類的輸入系統(tǒng)，然后建立檔案索引，完成

　　案卷著錄。

　　這里可以檢查案卷檔號的合法性，案卷錄入完成之后也可以對案卷信息進(jìn)行修改、打印等。

　?。?）件著錄件著錄主要是指黨務(wù)、會議、工作報告等類型的信息著錄，這一類的具體操作可以參考案卷著錄。

　?。?）文件著錄文件著錄前一般要先查詢選擇要著錄的文件所屬的檔案。查詢檔案前先選擇是“按卷查詢”還是“按件查詢”。文件著錄主要功能：文件信息的著錄、選擇已接收的文件、文件信息的修改和打印卷內(nèi)目錄。

　　2、檔案掃描

　　調(diào)用掃描錄入組件，通過掃描的方式采集電子影像，一次采集一份案卷/件的電子影像。具體操作是在經(jīng)查詢后所得的列表中，選中要掃描的檔案，進(jìn)入該檔案文件列表界面，選中其中一個文件，進(jìn)入該文件掃描界面。

　　3、檔案檢查

　　檔案檢查模塊用于影像質(zhì)量的檢查，可讓操作員查看影像是否清晰、是否殘缺、放置是否端正以及是否缺頁，必要時也可以進(jìn)行任意角度旋轉(zhuǎn)、去黑邊和污點的處理。對于無法通過處理達(dá)到效果的影像可以進(jìn)行重掃、補掃和刪除。

　　4、檔案歸檔

　　（1）案卷歸檔

　　將已經(jīng)全部通過檢查的案卷進(jìn)行歸檔處理。歸檔后的檔案不能進(jìn)行索引修改、影像修改，只能進(jìn)行查詢。如果歸檔后還需修改則先做未歸檔處理。

　?。?）件歸檔

　　將已經(jīng)全部通過檢查的件進(jìn)行歸檔處理。歸檔后的件不能進(jìn)行索引修改、影像修改，只能進(jìn)行查詢。如果歸檔后還需修改則先做未歸檔處理。

　　件歸檔時需根據(jù)年度信息、保管期限和起始件號，自動生成件號，在檔案列表列出所有該年度和該保管期限的件，生成與件號對應(yīng)的檔號，并歸檔。

　　5.2檔案利用子系統(tǒng)

　　檔案利用子系統(tǒng)是對檔案資源提供利用服務(wù)的功能模塊，要求能夠滿足對不同用戶群、多種利用方式的檔案利用服務(wù)的需求。要求提供強大的、快速有效的查詢方式并提供各種行之有效的查詢、利用、借閱、計費、反饋情況、統(tǒng)計分析等功能。功能結(jié)構(gòu)圖如下所示。

　　面向一般檔案利用人員

　　（1）檔案查詢本系統(tǒng)提供了三種查詢方式：案卷查詢、件查詢和文件查詢。

　　【案卷查詢】

　　根據(jù)案卷的檔號、案卷題名、項目編號、項目名稱、建設(shè)單位等條件組合進(jìn)行模糊查詢?？梢栽谝粋€或者多個輸入框中輸入字段信息，即可查到符合條件的檔案。

　　【件查詢】

　　選擇件查詢方式，通過件題名、件號或者年度進(jìn)行組合查詢。

　　【文件查詢】

　　文件查詢參照【案卷查詢】。

　　（2）統(tǒng)計分析

　　檔案統(tǒng)計功能是幫助檔案管理員來了解檔案中某種分類下檔案的數(shù)量如：‘2000年文書檔案共有多少卷’、‘文書檔案各

　　個保管期限各有多少件’等。檔案統(tǒng)計功能窗口。

　　l、新建統(tǒng)計方案按照需求新建需要的統(tǒng)計方案

　　選擇需要統(tǒng)計的檔案類型選擇需要統(tǒng)計的檔案類型

　　選擇分類字段選擇統(tǒng)計數(shù)據(jù)按照哪個字段分類

　　選擇統(tǒng)計字段選擇按照哪個字段進(jìn)行統(tǒng)計，即運算方式

　　檢索數(shù)據(jù)從選的檔案類型中選擇需要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)

　　出統(tǒng)計表和統(tǒng)計圖系統(tǒng)按照設(shè)定的統(tǒng)計項及數(shù)據(jù)范圍自動出統(tǒng)計報表及統(tǒng)計圖

　?。?）反饋登記

　　用戶反饋登記即互動性，是指檔案網(wǎng)站通過設(shè)立公告欄、用戶發(fā)言欄、提供網(wǎng)站管理員郵箱等手段，收集檔案用戶的反饋意見，征詢社會各界對檔案館服務(wù)工作的建議，并答復(fù)用戶的提問。

　　2、面向檔案管理員

　　（1）借閱管理

　　該菜單包括：新建申請、未辦任務(wù)、已辦任務(wù)和所有任務(wù)。

　　主要功能：是用戶借閱外單位或本單位檔案時的借閱流程，包括【借閱申請】、【借閱登記】、【登記審核】、【借閱歸還】、【歸還審核】、【借閱反饋】、【借閱收費】等處理環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)說明如下：

　　【借閱申請】：一般檔案利用人員查看某一檔案時，必須先啟動借閱申請任務(wù)，填寫借閱申請單，將此借閱申請?zhí)峤唤o檔案管理人員審核。

　　【借閱登記】：檔案管理人員對一般檔案利用者提交上來的借閱申請進(jìn)行借閱登記。

　　【登記審核】：檔案管理審核人對已經(jīng)過借閱登記的申請進(jìn)行審核，并填寫出庫意見，以決定利用者是否有權(quán)限查看所申請的相應(yīng)檔案。

　　【借閱歸還】：檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行校對，以免有檔案的遺漏等。

　　【歸還審核】：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)過借閱歸還初審的歸還檔案進(jìn)行再次審核，并填寫入庫意見，以決定歸還的檔案是否可以入庫。

　　【借閱反饋】：當(dāng)檔案利用者借閱完畢后，檔案管理人員根據(jù)利用者反饋意見，進(jìn)行填寫利用效果反饋。

　　【借閱收費】：根據(jù)收費定義，在審核單上將自動計算出標(biāo)準(zhǔn)收費，檔案管理人員可以填寫此次借閱檔案的實收金額，用以收取借閱費用。

　?。?）鑒定管理

　　鑒定管理是根據(jù)檔案保管期限，對到期的檔案進(jìn)行鑒定，判斷其價值。鑒定管理主要功能：檔案文件鑒定和檔案鑒定統(tǒng)計。

　?。?）銷毀管理

　　銷毀管理是根據(jù)檔案的鑒定結(jié)果，對無繼續(xù)保存價值的檔案進(jìn)行銷毀操作。銷毀管理主要功能：檔案文件銷毀和檔案銷毀統(tǒng)計。

　?。?）編研管理

　　編研管理是利用現(xiàn)有的檔案資料，編寫編研文檔，現(xiàn)有的編研文檔有：大事記、組織機構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、會議簡介。編研管理主要功能：編研信息的增加、修改和刪除。編研信息的修改和刪除是要經(jīng)查詢后才可操作。

　?。?）變更管理

　　變更管理主要是對檔案提供一種復(fù)制功能，一份檔案在出現(xiàn)變更后會形成新的版本，老版本也同時保存。即對變更的檔案信息進(jìn)行填寫保存。

　　5.3檔案管理子系統(tǒng)

　　檔案管理子系統(tǒng)主要是對系統(tǒng)進(jìn)行一些日常管理，包括：日志管理、用戶權(quán)限管理、電子表單管理和元數(shù)據(jù)管理4個主功能。其中日志管理包括：系統(tǒng)運行日志管理和用戶操作日志管理；用戶權(quán)限管理包括：用戶管理和組織管理；電子表單管理包括：表單定義管理和字段定義管理；元數(shù)據(jù)管理包括：元數(shù)據(jù)定義管理。系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖如下所示。

　　1、日志管理

　?。?）系統(tǒng)運行日志管理

　　主要是對系統(tǒng)在運行過程中產(chǎn)生的日志進(jìn)行管理，包括系統(tǒng)啟動、關(guān)閉的日志；系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤時產(chǎn)生的日志等，以便以后查詢。

　?。?）用戶操作日志管理

　　主要是對用戶在登錄系統(tǒng)的一系列操作進(jìn)行記錄，并寫入日志。

　　2、用戶權(quán)限管理

　　（1）用戶管理

　　用戶管理的功能：用戶的新增、用戶信息的查詢、修改和刪除、用戶權(quán)限的管理。

　　用戶新增用戶新增就是注冊用戶的過程。即在用戶管理界面中，選擇用戶所屬組織，填寫用戶信息。

　　用戶信息查詢通過用戶基本信息，如賬號、姓名、電子郵件、部門等組合查詢，可查看用戶的詳細(xì)信息。

　　用戶修改和刪除選中某一用戶，進(jìn)行刪除。

　　用戶權(quán)限的管理在用戶權(quán)限管理界面中，可以對用戶的基本信息進(jìn)行修改，也可以對用戶的功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限進(jìn)行添加和移除。

　?。?）組織管理

　　組織管理的功能：組織的新增、組織信息的查詢、修改和刪除。其具體操作和用戶管理一致。只是組織管理是針對組織檔案室而言。

　　3電子表單管理

　?。?）表單定義管理

　　表單定義管理的功能：表單的新增、查詢、查看電子表單信息、修改和刪除。

　　（2）字段定義管理

　　表單字段定義管理的功能：表單字段的新增、查詢、查看字段信息、修改和刪除。

　　4元數(shù)據(jù)管理

　　元數(shù)據(jù)定義管理的功能：元數(shù)據(jù)的新增、查詢、修改和刪除。

　　檔案管理系統(tǒng)建設(shè)資質(zhì)

　　一、檔案管理資質(zhì)的概況

　　檔案一詞相信大家都不陌生，但針對企業(yè)檔案管理工作的等級認(rèn)證相信大家都沒有去了解過，接下來就由小編來介紹一下檔案管理資質(zhì)。

　　檔案管理資質(zhì)，又稱為檔案工作規(guī)范測評，是針對企業(yè)檔案工作的全方面的測評辦法，不僅涵蓋了具體的檔案業(yè)務(wù)工作，還包括檔案的政策法規(guī)環(huán)境要求，包括文件形成中的*與員工責(zé)任、規(guī)章制度和組織建設(shè)的要求。

　　二、評級方法

　　企業(yè)檔案工作規(guī)范測評，采取先測級別，再評等次，級別與等次結(jié)合的方法，共分三級六等。測評結(jié)果由高到低依次排列為：一級甲等，一級乙等，二級甲等，二級乙等，三級甲等，三級乙等。

　　級別主要圍繞兩個要素進(jìn)行測定，一是檔案人員配備情況，二是檔案工作用房配備情況。

　　三級企業(yè)：檔案工作有專人負(fù)責(zé)。有單獨使用、滿足5年以上檔案存儲需要的檔案庫房，有相對獨立的辦公和閱覽室。

　　二級企業(yè)：有兩人以上的檔案專職人員；屬國有企業(yè)的，不少于一人為編制內(nèi)員工。有滿足10年以上檔案存儲需要的獨立檔案庫房，有獨立使用的辦公和閱覽室。

　　一級企業(yè)：有設(shè)立獨立履行企業(yè)檔案管理職能的檔案工作機構(gòu)，配備適應(yīng)檔案管理和發(fā)展需求的專職檔案人員。有滿足15年以上檔案存儲需求的獨立檔案庫房，有獨立使用、布局合理的各項檔案工作業(yè)務(wù)用房。屬企業(yè)集團(tuán)的，其直屬企業(yè)檔案工作規(guī)范等級測評定等率應(yīng)達(dá)60%（含）以上。

　　三、測評要點

　　測評要點主要分為檔案工作組織、檔案工作制度、檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備5項一級指標(biāo)，各一級指標(biāo)共包含29項二級指標(biāo)、96個測評點。

　　每項一級指標(biāo)各100分，評審人員對照《測評標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行逐點測評，得出各一級指標(biāo)分值，分別乘以0.2、0.15、0.3、0.15、0.2，計算出總分，總分滿分為100分。

　　企業(yè)檔案工作規(guī)范測評標(biāo)準(zhǔn)

　　權(quán)重

　　檔案工作組織：0.2

　　檔案工作制度：0.15

　　檔案業(yè)務(wù)工作：0.3

　　檔案信息化建設(shè)：0.15

　　檔案工作設(shè)施設(shè)備：0.2

　　一級企業(yè)，總分70分（含）以上的為乙等，80分（含）以上的為甲等。

　　二級企業(yè)，總分60分（含）以上的為乙等，70分（含）以上的為甲等。

　　三級企業(yè)，總分50分（含）以上的為乙等，60分（含）以上的為甲等。

　　等次總分達(dá)不到相應(yīng)級別乙等的，需降低級別應(yīng)用測評結(jié)果。

　　四、檔案測評流程

　　五、檔案測評證書有效期

　　企業(yè)檔案工作規(guī)范測評等級的有效期為五年。規(guī)范測評等級自核準(zhǔn)之日起滿四年自愿申請復(fù)查，經(jīng)復(fù)查合格后辦理換證手續(xù)。有效期滿五年、未申請復(fù)查的單位，其等級自動失效。

　　測評組織單位在獲證企業(yè)申請后對其進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查合格后換發(fā)等級證書。復(fù)查不合格，視情況降低或取消原等級。