為切實(shí)提高檔案管理工作效能，確保檔案驗(yàn)收工作的順利推進(jìn)，鐵路公司根據(jù)鐵路檔案整理規(guī)范，積極開展檔案整理工作。

　　鐵路公司邀請(qǐng)了檔案指導(dǎo)專家、對(duì)鐵路公司檔案進(jìn)行檢查指導(dǎo)工作，兩位老師依據(jù)國(guó)家、行業(yè)及集團(tuán)公司有關(guān)檔案工作管理的規(guī)定，按照國(guó)家巡視和審計(jì)對(duì)檔案的相關(guān)要求，結(jié)合鐵路公司檔案存在的問題進(jìn)行了分析研討，提出專業(yè)的檔案總體工作計(jì)劃。

　　鐵路公司高度重視檔案工作，面對(duì)時(shí)間緊、任務(wù)重、檔案專業(yè)性強(qiáng)的問題，特邀請(qǐng)第三方整理公司人員駐點(diǎn)鐵路公司檔案室，在檔案收集、整理、移交等環(huán)節(jié)堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，并將檔案整理工作列入近期工作重點(diǎn)，雙節(jié)期間，檔案整理相關(guān)人員堅(jiān)守工作崗位，積極配合此項(xiàng)工作，整理、歸檔各類文字資料，共計(jì)1400多盒，核對(duì)、統(tǒng)計(jì)未及時(shí)入庫存檔資料共計(jì)170余項(xiàng)。

　　鐵路公司嚴(yán)格按照相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每一份材料進(jìn)行認(rèn)真分析，根據(jù)歸檔文件材料的保存價(jià)值，分別確定保管期限，逐一進(jìn)行分類整理、裝訂成冊(cè)、編號(hào)歸檔。鐵路公司將以此次檔案整理為契機(jī)，全力促進(jìn)檔案工作邁上一個(gè)新臺(tái)階，確保項(xiàng)目順利通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

　　鐵路檔案整理辦公條件

　　第一章總則

　　第１條為了加強(qiáng)鐵路系統(tǒng)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的有關(guān)規(guī)定，特制定本規(guī)則。

　　第２條檔案工作是一門專業(yè)，又是黨的機(jī)要工作，各級(jí)黨委必須加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

　　第３條鐵路各級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位（以下簡(jiǎn)稱各單位），都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立和健全各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一管理本單位的黨、政檔案。各級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理部門，對(duì)所屬系統(tǒng)的檔案工作，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　第４條各單位都必須建立和健全檔案工作秩序，加強(qiáng)檔案工作科學(xué)管理，提高檔案工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。

　　第二章各級(jí)檔案工作的機(jī)構(gòu)及其性質(zhì)和任務(wù)

　　第５條鐵道部檔案管理處，是全路檔案業(yè)務(wù)管理部門，其性質(zhì)，既是黨的機(jī)構(gòu)，又是行政機(jī)構(gòu)。它的任務(wù)是：負(fù)責(zé)擬訂檔案管理制度、規(guī)劃、計(jì)劃和措施；總結(jié)交流和推廣檔案工作經(jīng)驗(yàn)；培訓(xùn)檔案工作干部；對(duì)鐵路系統(tǒng)各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　鐵道部檔案館，是保管鐵路系統(tǒng)永久性檔案的基地。它的任務(wù)是：按照鐵道部規(guī)定的檔案進(jìn)館范圍，組織接收、整理、保管鐵路系統(tǒng)的黨、政檔案和科學(xué)技術(shù)檔案；收集、編寫參考資料和專題史料；提供檔案、資料的利用；負(fù)責(zé)進(jìn)館檔案的縮微復(fù)制工作。

　　第６條部屬各局、廠、院、校，均應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)（檔案科或室），統(tǒng)一管理本單位的黨政檔案，并對(duì)本系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)，其性質(zhì)，既是黨的機(jī)構(gòu)，又是行政機(jī)構(gòu)。為便于工作，機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)在行政，并作為直屬機(jī)構(gòu)。

　　第７條檔案室的任務(wù)是：

　?。ㄒ唬┦占⒄?、保管和統(tǒng)計(jì)機(jī)關(guān)的檔案；

　　（二）辦理檔案的出借和閱覽，編寫必要的查找工具，積極開展檔案的利用工作；

　　（三）進(jìn)行檔案的鑒定工作，對(duì)已經(jīng)超過保管期限的檔案，提出存毀意見；

　　（四）督促和指導(dǎo)文書部門或有關(guān)人員把需要?dú)w檔的文件材料，正確地進(jìn)行立卷和擬定保管期限，并按規(guī)定時(shí)間向檔案室歸檔；

　?。ㄎ澹┒ㄆ诎丫哂杏谰帽４鎯r(jià)值的檔案向檔案館移交；

　?。┦占?、整理、保管與本機(jī)關(guān)檔案有關(guān)的內(nèi)部參考資料，配合檔案提供利用；

　?。ㄆ撸┺k理機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的有關(guān)檔案工作的其他事項(xiàng)。

　　第８條各單位根據(jù)工作需要，確定足夠的定員，配齊勝任檔案工作的干部。管理檔案的干部，必須政治上完全可靠。

　　第９條檔案工作干部，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和黨的方針政策，刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，熱愛檔案工作，不斷提高政治思想和業(yè)務(wù)水平，努力做到又紅又專。

　　第１０條檔案工作，是機(jī)要工作的組成部分，必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的保衛(wèi)、保密制度，按照機(jī)要工作的條件，嚴(yán)格要求，以保證所管檔案的絕對(duì)安全。

　　第三章文件材料的歸檔

　　第１１條文件材料的立卷歸檔工作，是文書處理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。各單位辦理完畢的、具有保存價(jià)值的文件材料，都必須由文書處理部門或有關(guān)人員收集齊全，分類整理，立成案卷，于次年六月底前，向檔案部門移交歸檔。應(yīng)立卷歸檔的文件材料，不允許由承辦單位或個(gè)人分散保存。

　　第１２條文件材料立卷的基本原則是：按照文件材料的自然形成規(guī)律，保持它們的歷史聯(lián)系。立卷單位，在立卷工作中，應(yīng)做好下列各項(xiàng)工作：

　?。ㄒ唬┌凑諝w檔范圍，將需要?dú)w檔的文件材料收集齊全、完整；

　?。ǘ╄b定文件材料的價(jià)值，確定保管期限；

　?。ㄈ┐_定文件材料的秘密等級(jí)，絕密文件應(yīng)單獨(dú)立卷；

　　（四）按照文件之間的聯(lián)系，組成案卷。不同保管期限、不同年代的文件材料應(yīng)分別立卷。問題相同，保管期限又一致的文件材料，不應(yīng)分開組卷。

　　第１３條黨委（組）、政治部、紀(jì)檢委和公安局（處）都是獨(dú)立行文單位，黨委（組）與政治部、紀(jì)檢委和公安局（處）形成的文件，必須分別整理立卷。

　　第１４條文件和電報(bào)，一般應(yīng)按照內(nèi)容的聯(lián)系，統(tǒng)一整理立卷，絕密文電應(yīng)該單獨(dú)整理立卷；少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可以隨同絕密文電立卷。

　　第１５條歸檔的案卷，應(yīng)該做到：歸檔文件齊全完整；分類清楚；標(biāo)題簡(jiǎn)明確切；保管期限劃分準(zhǔn)確；每個(gè)案卷必須填寫卷內(nèi)目錄；封皮書寫要整齊；裝訂要結(jié)實(shí)美觀；案卷排列要系統(tǒng)，并編有案卷目錄，一并向檔案部門移交歸檔。

　　第四章檔案的整理、保管和統(tǒng)計(jì)

　　第１６條檔案整理工作，是檔案室和檔案館的重要任務(wù)之一。整理工作的基本要求是，使檔案系統(tǒng)化，便于保管和利用。其主要內(nèi)容是，對(duì)不合要求的案卷進(jìn)行加工整理，按全宗分類，系統(tǒng)排列、編制案卷目錄。

　　第１７條檔案整理工作，必須堅(jiān)持按全宗整理的原則。一個(gè)單位（包括黨、政、工、團(tuán)）在工作活動(dòng)中形成的全部檔案是一個(gè)全宗。同一全宗的檔案，不得拆散。不同全宗的檔案不得混在一起。

　　劃分檔案全宗的原則是：

　　（一）行政上可以獨(dú)立行使職權(quán)，能夠以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；

　?。ǘ┴?cái)務(wù)上是一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)單位，自己可以單獨(dú)編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。

　?。ㄈ┰O(shè)有專門的人事機(jī)構(gòu)或管理人事的干部，有一定的任免權(quán)。

　　第１８條一個(gè)全宗的全部案卷，應(yīng)該根據(jù)檔案的來源、產(chǎn)生時(shí)間、內(nèi)容和形式，分門別類區(qū)分不同保管期限，進(jìn)行科學(xué)分類，系統(tǒng)排列。排列方法可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況，按照年代——組織機(jī)構(gòu)，組織機(jī)構(gòu)——年代或年代問題等方法進(jìn)行。

　　第１９條編制案卷目錄要和案卷分類、排列順序相一致使之準(zhǔn)確地反映全宗內(nèi)案卷的基本內(nèi)容。

　　第２０條每個(gè)全宗，應(yīng)該設(shè)立全宗卷，把有關(guān)全宗歷史情況的文件（如機(jī)關(guān)歷史情況，歷年檔案收集和整理情況、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)和檢查記錄等）集中立卷保存。

　　第２１條各單位必須采用科學(xué)方法，做好檔案材料的保管工作，建立必要的制度，保護(hù)檔案材料的安全，延長(zhǎng)檔案的壽命。具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

　　鐵道部檔案館對(duì)進(jìn)館的永久檔案，要采用縮微復(fù)制多套分存的措施，以保證檔案的安全和不受損壞。

　　第２２條檔案庫房是保存黨和國(guó)家機(jī)密的重地，必須設(shè)在安全地點(diǎn)，結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，室內(nèi)要保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬?duì)的濕度，并做好防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵等事宜。檔案庫房應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理，并建立定期檢查和清點(diǎn)制度。

　　第２３條檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須在離職前，將所管理的檔案數(shù)量和狀況交待清楚，辦理交接手續(xù)。

　　第２４條各級(jí)檔案部門，都應(yīng)建立必要的登記和統(tǒng)計(jì)制度。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況，進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。

　　第五章檔案的利用

　　第２５條檔案工作人員應(yīng)該了解本單位的歷史和業(yè)務(wù)，熟悉所保管的檔案情況，積極主動(dòng)開展檔案利用工作，為實(shí)現(xiàn)鐵路現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為科學(xué)研究、歷史研究服務(wù)。

　　第２６條檔案部門，應(yīng)根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定和本單位檔案的具體情況，制定檔案查閱、摘抄、復(fù)制等辦法，嚴(yán)格借閱手續(xù)，處理好保密和利用的關(guān)系。

　　第２７條檔案工作人員，應(yīng)根據(jù)工作需要，主動(dòng)地編制各種專題目錄、索引、卡片等檢索工具和重要文件匯集等參考資料。

　　第２８條絕密檔案，必須指定專人借閱，并持有介紹信。要說明借閱理由，經(jīng)制文單位領(lǐng)導(dǎo)同意，經(jīng)本單位主管檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。

　　第２９條各級(jí)黨委（組）、政治部、紀(jì)檢委和分安局（處）歸檔的檔案，除形成檔案的部門借用外，其他部門因工作需要借閱時(shí)，必須經(jīng)形成檔案部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　第３０條部屬各單位，需調(diào)閱本單位已進(jìn)館的黨委、政治部和紀(jì)檢委檔案時(shí)，應(yīng)持本單位黨委介紹信，調(diào)閱本單位已進(jìn)館的行政檔案時(shí)，應(yīng)持本單位行政介紹信，直接向部檔案館辦理調(diào)閱手續(xù)。但調(diào)閱外單位已進(jìn)館的黨、政檔案時(shí)，需分別持本單位黨委和行政介紹信，經(jīng)主管檔案館工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱。

　　第３１條借閱檔案科（室）保存的檔案，只限于在閱覽室或辦公室查閱，不得將檔案帶至宿舍或公共場(chǎng)所。

　　已進(jìn)館的檔案，一般只能在館內(nèi)查閱，如有特殊情況需要借出時(shí)，需經(jīng)主管檔案館工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第六章檔案的鑒定和銷毀

　　第３２條鑒定檔案工作，是檔案部門一項(xiàng)經(jīng)常任務(wù)。鑒定檔案應(yīng)根據(jù)作者、內(nèi)容和作用，用歷史的、全面的觀點(diǎn)去鑒別檔案的價(jià)值，認(rèn)真負(fù)責(zé)地提出處理意見。

　　第３３條各單位檔案部門，應(yīng)根據(jù)《鐵路系統(tǒng)文書檔案保管期限表》會(huì)同有關(guān)人員編制適合本單位的《文書檔案保管期限表》，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，報(bào)鐵道部檔案管理處備案。

　　第３４條檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

　　永久保管的檔案，是指記述和反映本單位重要工作活動(dòng)的文件，對(duì)國(guó)家在政治斗爭(zhēng)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究和歷史查考方面的有廣泛的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用價(jià)值的檔案。本機(jī)關(guān)保管一定時(shí)期后，應(yīng)向檔案館移交。

　　長(zhǎng)期保管的檔案，是指記述和反映局部性的具體業(yè)務(wù)帶有指示性、規(guī)定性的文件以及上級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)主管部門發(fā)來的帶有原則性、規(guī)定性的文件，需要經(jīng)常查找利用的檔案，保管期限為二十年以上。在失去保存價(jià)值時(shí)經(jīng)過鑒定、登記、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以自行處理，不需要向檔案館移交。

　　短期保管的檔案，是指本單位在短期內(nèi)（十五年以下）需要查找利用的檔案。文件失去使用價(jià)值時(shí)，經(jīng)過鑒定、登記、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可自行銷毀。

　　第３５條檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位的《文書檔案保管期限表》，會(huì)同有關(guān)部門，定期對(duì)已經(jīng)超過保管期限的檔案，進(jìn)行審查，鑒定，并對(duì)確無保存價(jià)值的檔案材料，編造清冊(cè)，提出處理意見。

　　第３６條檔案鑒定工作的基本要求是：根據(jù)鑒定工作的原則，做到手續(xù)清楚，凡是經(jīng)過變動(dòng)的案卷，都應(yīng)將鑒定工作的情況（包括剔出文件內(nèi)容、鑒定時(shí)間、經(jīng)手人姓名等），在案卷備考表上注明。

　　第３７條鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)向單位領(lǐng)導(dǎo)人提出檔案鑒定工作報(bào)告。并附上檔案材料銷毀清冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

　　第３８條銷毀檔案時(shí)，必須嚴(yán)守保密制度，指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人在完成任務(wù)后，要在銷毀清冊(cè)上簽字。

　　第七章檔案的移交

　　第３９條各單位檔案非依規(guī)定的手續(xù)，不得任意分散、轉(zhuǎn)移和銷毀。需要永久保管的檔案，在本單位保管二十年后，連同“案卷目錄”（一式三份）和有關(guān)參考工具，一并向鐵道部檔案館移交。

　　第４０條機(jī)關(guān)撤銷、合并或有重大變動(dòng)時(shí)，其檔案材料，應(yīng)由原單位按規(guī)定整理好，分別情況，向上級(jí)檔案管理部門指定的單位移交。

　　第４１條臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的檔案，在工作結(jié)束后，必須進(jìn)行系統(tǒng)整理，向主管單位的檔案部門移交。

　　第八章附則

　　第４２條各單位可根據(jù)本規(guī)則，結(jié)合本單位具體情況，制定具體實(shí)施辦法。

　　第４３條本規(guī)則自公布之日起施行。